Teamgate CRM te permite importar fácilmente una base de datos de clientes de otras fuentes, como archivos XLSX, CSV, vCARD u otras aplicaciones de terceros, incluyendo LinkedIn, Outlook, Libreta de direcciones de Mac, Contactos de Google.

La importación de base de datos consta de dos partes:

1. Preparación del archivo de importación:

• ¿Qué campos se pueden importar?

• Muéstrame un ejemplo de archivo adecuado

• ¿Cómo puedo agregar detalles a una empresa o contactos?

• Mis contactos tienen más de un correo electrónico o número de teléfono

• La empresa tiene varios contactos dentro de la empresa

• ¿Puedo filtrar mis contactos por ciudad después de importar mi archivo?

• ¿Cómo distinguir los contactos cargados de los que ya existen en Teamgate?

• ¿Cómo puedo importar datos que son específicos para mi propio uso?

2. Hacer coincidir los campos de tu base de datos con los campos en Teamgate.

• ¿Cómo deshacer la importación?

1. Preparación del archivo de importación

La base de datos debe cumplir con nuestros requisitos de carga para que se muestre correctamente cuando se cargue.

Los archivos apropiados importados pueden estar en 2 formatos diferentes:

• CSV (Valores separados por comas, se pueden cargar 50 000 filas)

• XLSX (Formato más nuevo de Excelt, 150 000: número de columnas)

Ejemplo: Tu archivo XLSX tiene 25 columnas. Para saber cuántas filas se importarán, utiliza la fórmula: 150 000 ÷ 25 = 6000. Puedes cargar 6000 filas en Teamgate.

Cabe señalar que otros formatos están estar disponibles. La opción más simple y popular es importar archivos XLSX debido a que la mayoría de los usuarios tienen programas de MS Office. Si tu archivo se exporta desde un sistema diferente, probablemente será un formato CSV estándar.

Nosotros recomendamos que importes un pequeño conjunto de datos como muestra para que puedas probar la herramienta de importación y determinar cómo se verán tus datos en Teamgate.

¿Qué campos se pueden importar?

Tu archivo debe estar ordenado meticulosamente con todos los datos colocados en las celdas correctas. Distribuye todos los datos en las columnas apropiadas: Nombre y apellido en una columna 'nombre'; el país en la columna 'país'; dirección en la columna 'dirección', etc.

Los campos obligatorios son Nombre de la empresa o contacto.

Teamgate admite las siguientes columnas de datos estándar:

• Nombre de la persona (Nombre y apellido en una celda)

• Nombre de la empresa

• Fecha de nacimiento

• Código de empresa

• Propietario (Responsable del cliente)

• Puesto de trabajo del contacto

• Código personal

• Código de IVA

• Correo Electrónico (Trabajo, personal, servicio, opcional)

• Número de teléfono (Trabajo, móvil, fax, hogar, opcional)

• Referencia (Sitio web, Twitter, Blog, Facebook, LinkedIn, URLs adicionales, Skype)

• Dirección (dirección, ciudad, código postal, país)

• Grupos (tipo, fuente, estado de actividad)

• Descripción

• Facturación

• Número de empleados

• Sexo

• Estado

• Etiquetas

• Campos personalizados

NOTA 1: Por favor, separe su dirección, ciudad, código postal y país. Los nombres y apellidos de las personas deben estar en una columna.

NOTA 2: Si desea importar solo países o ciudades, agregue la columna de dirección y déjela vacía. Su país se vinculará correctamente.

NOTA 3: Si tiene más registros, no es necesario eliminarlos, simplemente presione "X" al cargar a Teamgate.

NOTA 4: Si no asigna un propietario/usuario (los responsables de una empresa/contacto en particular), entonces el propietario será la persona que importó el archivo.

¡Muéstrame un ejemplo de archivo correcto!

¿Cómo puedo agregar detalles a una empresa o contactos?

Puede elegir la forma en que desea asignar detalles (teléfono, correo electrónico, etc.) a la empresa o a contactos individuales (personas) dentro de la empresa. Si los detalles son diferentes o necesitan asignarse al contacto y a la empresa, todo lo que necesita es tener dos columnas en su archivo de importación (por ejemplo, número de teléfono de la empresa y número de teléfono del contacto). Solo haga coincidir los campos de su archivo con los campos en Teamgate.

Mis contactos tienen más de un correo electrónico o número de teléfono

Las direcciones de correo electrónico adicionales y los números de teléfono alternativos deben estar en columnas separadas en su archivo de datos de origen. Durante la importación, la página de vista previa le permitirá asignar estas columnas importadas a campos dentro de la aplicación.

La empresa tiene varios contactos dentro de la empresa

Copie el nombre de la empresa en tantas celdas como contactos tenga relacionados con esa empresa. No es necesario repetir los detalles de la empresa.

¿Puedo filtrar mis contactos por ciudad después de importar mi archivo? La ciudad está en el mismo campo que dirección, país y código postal.

Desafortunadamente, no puede. Ciudad, código postal, país y dirección deben estar en campos separados. Importar estos elementos individualmente en campos separados es la única forma de filtrar todos los datos correctamente. Si los datos se importan correctamente en campos separados, podrá luego filtrar por ciudad.

¿Cómo distinguir los contactos cargados de los que ya existen en Teamgate?

Aquí hay algunas recomendaciones:

1. Primero, cree una nueva etiqueta en Teamgate: Configuración > Personalizaciones > Etiquetas. Seleccione "Etiquetas de contactos" y "Nueva etiqueta". Puede establecer cualquier título que desee.

2. Agregue una nueva columna "Etiquetas" en su archivo de importación.

3. Cada empresa o contacto debe tener una etiqueta con el título del paso 1.

4. Haga coincidir la columna de etiqueta de su archivo con el campo "Etiqueta" en Teamgate.

5. Si los datos se importan correctamente con etiquetas, podrá filtrar por etiquetas.

¿Cómo puedo importar datos que son específicos para mi propio uso?

ETIQUETAS, TIPOS, INDUSTRIAS, FUENTES

Estos campos podrían crearse antes de al importar su archivo al sistema. Si no desea crear estos campos antes de la importación del archivo, estos campos se crearán automáticamente durante la importación del archivo.

Presione el icono con sus credenciales > Configuración > Personalización > Seleccionar: Etiquetas; Fuentes; Industrias; Campos personalizados; Estados.

EJEMPLO: ETIQUETAS

Configuración > Personalización > Etiquetas > Agregar nuevo

Después de crear etiquetas en Teamgate y durante el proceso de importación del archivo, seleccione dónde desea que aparezcan las etiquetas; Campos personales o Campos de empresa.

Por último, haga coincidir los campos de su archivo con los campos en Teamgate.

NOTA: Haga clic en "..." en la esquina inferior derecha > presione "asignar automáticamente". Si el nombre del campo es exactamente igual, el sistema los hará coincidir automáticamente. De lo contrario, puede realizar esta acción manualmente: arrastre el campo de la izquierda al campo correspondiente de la derecha y suéltelo allí.

CAMPOS PERSONALIZADOS

1. Ejemplo: Imagine que necesita un campo donde pueda indicar clientes que hayan adquirido entradas para un seminario en particular. Vaya a Configuración > Personalización > Campos personalizados y cree un campo llamado "Seminario", que almacenará estos datos después de la importación. Los campos personalizados se pueden crear para empresas, personas o tratos, así que asegúrese de seleccionar la sección correcta.

2. Puede crear campos adicionales directamente desde la página de vista previa de importación usando el botón dedicado.

Para más información, consulte el artículo: Cómo crear y editar campos personalizados?

2. Hacer coincidir los campos de tu base de datos con los campos en Teamgate.

¿Cómo hacer coincidir los valores?

Estos son los pasos básicos que deberá seguir:
2. Vaya a Configuración > Importar, seleccione su archivo (examinar) y haga clic en "Importar".
3. Haga coincidir los campos de su archivo con los campos en Teamgate.
4. Finalizar importación.

Vincule todos los campos del sistema a la lista de campos del archivo cargado; simplemente elija en el menú desplegable. Si no desea importar ninguna de las columnas de su archivo, márquelo como no marcado (quite la marca de verificación).

Después de completar todos estos pasos, presione el botón Importar.

¿Cómo deshacer la importación?

Después de la importación, verifique si todos los datos están en el orden correcto. Si nota alguna discrepancia durante los siguientes 48 horas, puede cancelar la importación. Configuración > Migración de datos > Historial de importación > Cancelar importación.

El historial de importación mostrará las últimas 30 importaciones.