A veces, al administrar una base de datos con docenas, cientos o incluso miles de contactos y empresas en un CRM, es inevitable que termines con algunos duplicados. Esto puede ser frustrante porque podrías tener información crucial almacenada en el perfil de un contacto, pero no en otro, aunque en realidad sean la misma persona.

1. ¿Cómo advierte el sistema sobre duplicados?

Con Teamgate, serás advertido al ingresar un contacto que coincida con la información de un contacto existente, y puedes encontrar rápidamente y fusionar todos los contactos duplicados para que puedas conservar toda la información que hayas ingresado sin tener que buscar entre múltiples contactos y empresas.

Al crear un nuevo cliente potencial, el sistema advierte que la nueva entrada podría ser un duplicado:

Para encontrar fácilmente todos los registros duplicados, usa la opción de filtrado

2. ¿Cómo se reconocen los duplicados?

Después de importar datos o simplemente trabajar con el sistema Teamgate, pueden surgir duplicados de clientes potenciales en tu base de datos. Todos los duplicados se identifican según los siguientes criterios:

• Nombre idéntico de empresa/persona (idéntico significa lo mismo. Por ejemplo, si hay dos clientes potenciales, "Teamgate Ltd" y "Teamgate, Ltd" – no son nombres idénticos y por lo tanto no son duplicados);

• Número de teléfono idéntico;

• Dirección de correo electrónico idéntica;

• Código de empresa idéntico;

• Código de IVA idéntico.

Si alguno de estos criterios coincide, los clientes potenciales o empresas/personas se identificarán como registros duplicados y el sistema te aconsejará tomar medidas.

Nota: después de la importación de datos – el sistema comienza a verificar duplicados. Este proceso podría durar hasta un día y depende del número de registros importados.

3. ¿Cómo fusionar duplicados?

Para fusionar duplicados, haz clic en la burbuja roja y elige la siguiente acción:

3.1. Selecciona "Fusionar". Esto dejará solo el registro al que conectes la duplicación. Todos los detalles, historial de comunicación y personas de contacto se conectarán a la empresa principal. Los campos de opción múltiple (etiquetas, selección múltiple, tipo casilla de verificación de campos personalizados, direcciones, correos electrónicos) almacenarán la información de ambos registros después de la fusión. Los campos de valor único (Industria, origen, campo personalizado de selección única, etc.) almacenarán solo la información del contacto principal. La empresa principal se considera la que tiene la burbuja en la que haces clic.

3.2. Selecciona "No es un duplicado", si las entradas dadas no son duplicados. Por ejemplo, si hay sucursales de empresas con el mismo código de empresa o si los datos correlacionados son apropiados y ordenados.

Nota: Los clientes potenciales podrían ser duplicados con empresas o personas, sin embargo, Teamgate CRM no permite fusionar registros que estén en diferentes secciones. Para fusionar un cliente potencial con una empresa o personas –convertirlo el cliente potencial primero.