Teamgate CRM permite importar su base de datos de clientes utilizando formatos de archivo XLSX y CSV. La importación será fluida y los datos aparecerán correctamente si el archivo de importación se prepara de acuerdo con las siguientes instrucciones y directrices. Asimismo, le recomendamos que utilice las plantillas de archivo de muestra que se encuentran al final del artículo.

Columnas y filas.

XLSX conveniente CSV Los archivos están estructurados en filas y columnas. La columna representa un campo en Teamgate CRM. La celda contiene la información que debe aparecer en el campo particular, por ejemplo: dirección de correo electrónico. Cada fila contiene la información de un cliente diferente. En pocas palabras, una columna para un campo y una fila para los detalles de un único contacto.

• CSV (Valores separados por comas, se pueden cargar 50 000 filas)

• XLSX (Formato más reciente de Excel, 150 000 dividido por el número de columnas)

• La codificación del archivo debe ser UTF-8.

Ejemplo: Su archivo XLSX tiene 25 columnas. Para saber cuántas filas se importarán, utilice la fórmula: 150 000: 25 = 6000. Puede cargar 6000 filas en Teamgate.

¿Cómo preparar el archivo?

Primero, decida qué información importará:

1. Prospectos lista de clientes potenciales;

2. Lista de personas;

3. Lista de empresas;

4. Lista de personas y empresas .

La empresa puede tener personas asociadas (empleados que trabajan para la empresa). Para mantener tal conexión en Teamgate, debe contener tanto: información de empresas como de personas en un archivo. Asimismo, puede importar listas de clientes potenciales, personas y empresas por separado. Al hacerlo, los contactos no estarán conectados entre sí.

Si desea importar listas de empresas y personas a la vez para que los contactos estén relacionados, debe ingresar tanto los detalles de la empresa como de las personas en una fila. Más adelante, durante la importación del archivo, asignará los campos de personas y empresa a los campos en Teamgate. Si la empresa tiene más de una persona asociada, debe agregar tantas filas como personas asociadas haya y repetir el título de la empresa e ingresar los detalles de las personas. No tiene que repetir la información de la empresa.

Si está importando una lista de clientes potenciales, puede agregar tanto datos de empresa como de personas en un archivo. Sin embargo, no verá los detalles de la empresa (excepto el título) hasta que convertirlo el cliente potencial. La lista de clientes potenciales contiene la información de solo las personas.

Teamgate admite los siguientes campos de datos estándar (columnas):

El único campo requerido es Prospectos, Nombre de empresa o de persona . Todos los otros campos son opcionales.

• Nombre de persona/cliente potencial. (Campo obligatorio) El nombre y apellido de la persona deben ingresarse en una celda.

• Título de la empresa. (Campo obligatorio si está importando una lista de empresas).

• Fecha de nacimiento.

• Código de empresa.

• Propietario (Responsable del cliente). Si decide dejar esta columna vacía, por defecto, el propietario del contacto será el usuario que realiza la importación del archivo.

• Estado del cliente. Los clientes potenciales pueden tener estadospersonalizados. Para importar el estado del cliente potencial, cree una columna separada y enumere todos los estados posibles. Asimismo, los estados se pueden crear antes de la importación del archivo. Si no está importando campos de estado, por defecto, todos los clientes potenciales importados se asignarán con el estado "Nuevo". Las personas y las empresas tienen dos estados estados diferentes: "Estado del cliente" y "Estado de prospecto". Estos campos no se pueden personalizar. Los estados "Cliente" y "Prospecto" deben completarse en columnas separadas. Solo puede importar los estados que existen en el sistema. Si no asigna el estado durante la importación del archivo, todas las personas y empresas recién importadas tendrán un estado "No cliente" y "No prospecto".

• Título del puesto.

• Código de IVA.

• Industria. Teamgate CRM ofrece una lista de muestra de industrias, pero es posible que utilice industrias con nombres más diferentes. Si este es el caso, debe enumerar todas las industrias posibles en una columna separada. Después de la importación del archivo, todos los valores se crearán y asignarán al contacto automáticamente. Asimismo, puede crear industrias adicionales antes de la importación del archivo.

• Origen. Teamgate CRM ofrece la lista de muestra de orígenes. Si necesita más valores, debe enumerar todos los orígenes posibles en una columna separada. Después de la importación del archivo, todos los valores se crearán y asignarán al contacto automáticamente. Asimismo, puede crear orígenes adicionales antes de la importación del archivo.

• Número de ID personal.

• Correo electrónico (Trabajo, personal, servicio). Puede añadir tantas direcciones de correo electrónico como sea necesario. Todas las direcciones de correo electrónico deben ingresarse en columnas separadas.

• Número de teléfono(Trabajo, móvil, fax, hogar). Los números de teléfono deben cargarse con código de país (+1-855-731-6651). Esto permitirá realizar llamadas desde el CRM. Puede añadir tantos números de teléfono como sea necesario. Todos los números deben ingresarse en columnas separadas.

• URL y sitios de redes sociales (Sitio web, Twitter, Blog, Facebook, LinkedIn, URLs adicionales, Skype).

• Dirección (dirección, ciudad, código postal, país). La ciudad, código postal, país y dirección deben estar en campos separados. Además, si desea que la dirección se muestre en el mapa debe importar Longitud y Latitud junto con la dirección. El formato debe ser Grados Decimales (DD): 41.40338, -2.17403. Para las longitudes y latitudes de las direcciones, le recomendamos utilizar la siguiente herramienta https://csv2geo.com/. El mapa no reconoce las coordenadas sin longitud y latitud en lote.

• Etiquetas conveniente Campos personalizados.

Los campos predeterminados ofrecidos por Teamgate obviamente podrían no ser suficientes para mantener toda la información necesaria. Para importar otros datos, puede optar por crear una etiqueta o varios tipos de campos personalizados. Las principales diferencias entre una etiqueta y campos personalizados son que una etiqueta puede asignarse a contactos en una acción en lote y se puede filtrar el contacto por la etiqueta. Un contacto puede tener tantas etiquetas asignadas como sea necesario. Si decide crear una etiqueta, simplemente enumérelas en una columna separada. Si un contacto debe tener más de una etiqueta, sepárelas con una coma. Después de la importación del archivo, las etiquetas se crearán y asignarán al contacto automáticamente. Además, puede crear las etiquetas antes de la importación del archivo.

En comparación con una etiqueta, los campos personalizados pueden ser de varios tipos, pero no se pueden asignar a varios contactos a la vez. Además, solo algunos tipos de campos se pueden añadir al filtro: "selección múltiple", "selección estándar" y "fecha". Además, los campos personalizados se pueden añadir a la lista principal de Oportunidad, Personas o Empresas. Los campos personalizados se pueden crear durante la importación del archivo o antes de la importación del archivo. Si ha creado un campo personalizado de selección múltiple y el contacto tiene más de un valor asignado, ingrese todas las opciones posibles en una celda y sepárelas por coma.

Consejos.

• Si su archivo contiene más columnas de las que necesita importar, no necesita eliminarlas. Podrá optar por no importarlas durante la importación del archivo.

• Asegúrese de que su archivo esté ordenado y no tenga filas vacías.

• Asegúrese de que todos los contactos sean únicos para evitar duplicados. La duración de la verificación de duplicados depende del tamaño del archivo. El sistema verifica 500 contactos cada 2 minutos.

• Si hay más de una página en su archivo de importación, el sistema intentará leer los datos solo de la primera página.

• Para distinguir los datos importados recientemente de los datos que se han importado anteriormente, cree una etiqueta.