En Teamgate, nos encanta crear un proceso de ventas repetible que guíe y apoye a los equipos de ventas a lo largo de todo el ciclo de ventas, desde el primer contacto con un prospecto hasta el cierre de un acuerdo.

Según Marketo, cuando los equipos de ventas y marketing están sincronizados, las empresas cierran acuerdos 67% mejor, pero solo 30% de los CMOs tienen un proceso claro o un programa para hacer de la alineación entre marketing y ventas una prioridad, y apenas 44% de las empresas están utilizando algún tipo de sistema de puntuación de leads.

Para alcanzar el tipo de sincronización que impulsa mayores ventas, una empresa necesita seguir un proceso claro con reglas y criterios explícitamente definidos. Un estudio de Harvard Business Review estudio encontró que hay una diferencia del 18% en el crecimiento de ingresos entre empresas que definen un proceso de ventas formal y las que no. Por lo tanto, parece que crear un proceso de ventas confiable y escalable es de suma importancia para todas las empresas que tienen sus objetivos en el crecimiento.

Si se pregunta cómo lograr esta tarea complicada, hemos reunido el consejo más pertinente que lo guiará en la dirección correcta.

Comprenda y documente su ciclo de ventas actual

La duración promedio del ciclo de ventas es la cantidad de tiempo que toma cerrar un acuerdo, midiendo desde el primer contacto con un prospecto hasta el punto de conversión, promediado en todos los acuerdos ganados.

Una análisis de las tuberías de cientos de empresas ha revelado que la duración promedio de Lead a Opportunity (o de MQL a SQL) es de 84 días y la duración promedio de Opportunity a Close (o de SQL a Deal) es de 18 días. Eso coloca la duración promedio del ciclo de ventas en 102 días. Esto, por supuesto, varía significativamente según la fuente de la oportunidad, la calidad de los leads, la complejidad de la venta, y así sucesivamente.

Sin embargo, antes que nada, debe decirse que no existe un único dirección ciclo de ventas. Diferentes mercados, productos y dinámicas internas del equipo significan que la única forma de desarrollar un proceso de ventas de clase mundial es conocer su ciclo de ventas típico de clientes como la palma de su mano.

El paso más importante para construir un proceso de ventas excelente es auditar su línea de base y documentar cada paso que un lead realiza hasta que se convierte. Si nunca ha hecho esto antes, le sorprenderá ver cuánto caos y confusión pueden nublar lo que parece ser un proceso directo. Solo sabiendo qué necesita ser cambiado o mejorado puede comenzar con confianza a implementar nuevas tácticas y estrategias. 

La duración promedio del ciclo de ventas es de 102 días. Fuente de la imagen: Pexels

Para rastrear los pasos que sus representantes de ventas tomaron con cada lead, responda con precisión estas preguntas y verá rápidamente una imagen clara del estado actual de su ciclo de ventas.

• ¿Cómo se enteró de nuevos leads? ¿Cuándo fue notificado? ¿Cómo se distribuyeron?
• ¿Cuál fue la forma inicial de contacto: una llamada telefónica, un correo electrónico, un contacto cara a cara? ¿Cuánto tiempo después de que llegaron?
• ¿Qué preguntas se hicieron y cómo se respondieron durante la primera conversación?
• ¿Cuándo logró hacer contacto con los nuevos leads (1ª llamada o correo, 1er seguimiento, etc.)?
• ¿Cómo manejó y coordinó el representante de ventas el seguimiento? ¿Utilizó una herramienta de recordatorio, hizo una nota en su sistema CRM o confió en su memoria?
• ¿Qué materiales de ventas recibió el lead? ¿En qué etapa del ciclo se le entregó al lead?
• ¿Cuál fue la razón principal de sus leads perdidos cerrados?
• Aproximadamente, ¿cuánto tiempo tardó el lead en pasar de una etapa a otra?

Saber dónde se encuentra antes de realizar cualquier cambio en su proceso de ventas lo ayudará a medir su impacto y garantizar que se tomen las decisiones correctas en el camino.

El objetivo de cada equipo de ventas es acortar su ciclo de ventas. Cuanto más corto sea el ciclo de ventas de una empresa, más rápido ganan dinero, así de simple. Por eso de tu ciclo de ventas es una de las métricas más importantes que miden la eficiencia y efectividad del equipo de ventas de una empresa. Analizar estadísticas del ciclo de ventas para encontrar puntos en los que los leads se desaceleran o avanzan rápidamente con la esperanza de descubrir formas de optimizar el proceso, es la prioridad número uno para los profesionales de operaciones de ventas. Aquí hay tres formas de medir la duración del ciclo de ventas de su empresa:

1. 1. Cuando se crea un lead. La forma más obvia de reconocer el comienzo de un ciclo de ventas es rastrear cuándo se crea un lead en su CRM. Luego, para conocer la duración de su ciclo de ventas, simplemente mira cuándo se cierra ese acuerdo. Vale la pena señalar, sin embargo, que los problemas de duplicación de leads y la variabilidad de cuándo se crean los leads y cuándo se trabajan pueden sesgar su análisis.  
   2. Cuando se crea una oportunidad. Algunos equipos de ventas optan por considerar el momento en que un lead se convierte en una oportunidad como el comienzo del ciclo de ventas para tener más información contextual sobre sus acuerdos en el CRM y reducir el tiempo que lleva limpiar los leads. Debido a que cambiar el estado del lead es una tarea manual realizada por un representante de ventas, a menudo existe el riesgo de que no se cree según criterios consistentes. Imponer reglas estrictas para el proceso de cuándo se debe convertir un lead en una oportunidad es crucial para asegurar que tenga una vista precisa de su tubería.
   3. Cuando comienza la conversación de ventas. Medir la duración real de la conversación de acuerdos cerrados ganados es probablemente el indicador más preciso de cuánto tiempo toma convertir un lead. Sin embargo, este método también conlleva el riesgo de error humano, ya que depende de que un representante de ventas actualice el CRM para cada correo que envía o cada prospecto que se dirige.

La solución que muchos equipos de ventas están encontrando es automatizar todo el proceso. Y se puede hacer eligiendo un software de ventas moderno como Teamgate que puede analizar la duración de la conversación, automatizar la entrada de datos del CRM y crear informes por representante, acuerdo, equipo o empresa para reducir la carga del análisis del ciclo de ventas.

Las etapas típicas de una tubería de ventas y cómo crear una

Piense en las etapas de ventas como hitos en su proceso de ventas, señalando qué tan lejos del punto de conversión típico se encuentran sus leads. Aunque las etapas exactas y sus nombres varían de empresa a empresa, la idea básica es la misma: los leads están en una etapa abierta o en una etapa cerrada, como ganada o perdida.

Como ejemplo, aquí están las etapas predeterminadas en Teamgate. Puedes personalizarlas como desees.

Para los propósitos de este artículo, concentrémonos en las etapas típicas de una tubería de ventas:

• Generación de clientes potenciales. En esta etapa, una empresa se enfoca en encontrar y atraer nuevos prospectos a través de campañas de marketing, con el objetivo de capturar su información de contacto (consultas). Los métodos de marketing B2B más efectivos para generar clientes potenciales incluyen correo electrónico, eventos y contenido.
• Nutrición de clientes potenciales. Una vez que un cliente potencial expresa interés en un producto o servicio, generalmente se incorpora a una campaña de nutrición de clientes potenciales para establecer los puntos débiles y continuar fomentando la relación. La automatización de marketing es la táctica preferida para calificar aún más los clientes potenciales y enviar los mejores al equipo de ventas. Según Forrester Research, las empresas que se destacan en la nutrición de clientes potenciales generan 50% más clientes potenciales listos para ventas con un costo 33% menor.
• Cliente potencial calificado por marketing (MQL). Basándose en su definición de cliente potencial calificado por marketing, su CRM puede utilizar la puntuación de clientes potenciales para rastrear actividades y comportamientos significativos para determinar qué clientes potenciales tienen más probabilidades de convertirse en clientes. Esta es una etapa vital en su proceso de ventas que lo ayudará a garantizar que su equipo de ventas reciba clientes potenciales de alta calidad listos para ventas.
• Cliente potencial aceptado por ventas (SAL). Una vez que ventas recibe un cliente potencial de marketing, debe verificar si cumple con los criterios de orientación clave y aceptarlo o rechazarlo. Típicamente, los SAL se identifican como teniendo una propensión verificada a comprar.
• Cliente potencial calificado por ventas (SQL). Los SQL representan una oportunidad comercial cuantificable con una necesidad, cronograma y presupuesto aclarados. Están cerca de tomar la decisión final de compra y pueden pasar a oportunidades ganadas o perdidas.  
• Acuerdo cerrado. En esta etapa, aproximadamente 27% de las oportunidades se convierten en acuerdos, según Capterra. Ayudar con la implementación es una de las tácticas que los representantes de ventas utilizan para mejorar y acelerar el proceso de conversión.
• Posterior a la venta. Una venta no es el fin del embudo, ya que la relación con el cliente continúa desarrollándose y ambos equipos de ventas y marketing deben trabajar para seguir atrayendo a los compradores y agregar valor a través de programas de lealtad, ampliaciones de venta y ventas cruzadas.

Si recién está creando su embudo de ventas, hay algunas reglas básicas que puede seguir para crear etapas de ventas claramente definidas y un proceso fluido:

1. Elimine la ambigüedad. Asegúrese de que cada etapa de su ciclo de ventas sea autoexplicativa e inmediatamente clara. La mejor manera de examinar el estado actual de su ciclo de ventas es probarlo con un nuevo empleado. Si un nuevo representante de ventas no puede ver una diferencia entre la Etapa 1 y la Etapa 2, significa que tiene un problema.
2. Defina los criterios de etapa. Uno de los factores que determinará si sus etapas de ventas son fáciles de entender es conocer el "disparador" que mueve un cliente potencial de una etapa a otra. Para mantener la coherencia y claridad en su embudo, asegúrese de que cada representante de ventas sepa por qué y cuándo cambiar el estado de un cliente potencial.
3. Adopte la perspectiva del comprador. La nueva escuela de ventas enseña que el proceso de ventas debe reflejar cómo compra un cliente, no cómo vende un representante de ventas. Esto significa que sus etapas de ventas deben ser parte del viaje del comprador, no de los pasos del vendedor. Mapee su viaje del comprador para identificar las etapas clave y reemplace los hitos centrados en el vendedor, como "Demostración completada" y "Prueba", con etapas impulsadas por el comprador, como "Evaluación de soluciones" y "Evaluación de compatibilidad técnica".
4. Deje de pensar de manera lineal. El orden en el que se logran los hitos es cada vez menos importante, ya que los representantes de ventas comienzan a reconocer que diferentes clientes toman decisiones de diferentes maneras. En lugar de adherirse a un proceso rígido y lineal, permita que sus compradores progresan a través del embudo como deseen, incluso si eso significa que se registren para una prueba antes de ver una demostración. Enfóquese en la lista de actividades que deben suceder para hacer posible la venta y deje que el comprador siga su propio camino.   
5. Monitoree e itere. Dado que cada empresa es única y sigue un proceso de ventas diferente, no existe una estrategia de optimización única que pueda llevar su negocio a un nivel superior. Sin embargo, debe hacer que sea una prioridad rastrear el tiempo que los clientes potenciales pasan en cada etapa de su ciclo de ventas para identificar rápidamente oportunidades de optimización. Si nota que los clientes potenciales tienden a quedarse en una etapa o incluso a desertar por completo, podrá implementar algunas medidas y evitar la pérdida de acuerdos.

Los beneficios de una rutina diaria para su equipo de ventas

La mala gestión del tiempo siempre resultará en un desempeño de ventas decepcionante. Los representantes de ventas a menudo son maestros del multitarea, pero incluso los mejores pueden beneficiarse de una rutina diaria que ayude a establecer las prioridades correctamente y garantizar que las tareas clave se cumplan a tiempo. Para ayudar a su equipo a impulsar el desempeño de ventas por las nubes, introduzca algunos hábitos prácticos que se convertirán en parte de sus programas diarios.

1. Revise y planifique antes de terminar el día. Dedique 10-15 minutos al final de cada día para revisar su embudo y priorizar la lista de tareas del día siguiente. Verifique sus eventos de calendario, notas de reuniones y correos electrónicos para asegurar que no se pierda información importante que ponga en peligro su capacidad para cerrar.
   Aquí hay un ejemplo de la agenda de Teamgate que es útil para vendedores ocupados. 
2. Comience su día con fuerza. Mientras disfruta su primera taza de café, revise su lista de tareas del día anterior y examine su bandeja de entrada para ver si hay algún problema de alta prioridad que deba abordarse de inmediato. La clave aquí es no distraerse por la infinidad de correos electrónicos y solicitudes de baja importancia. Adherirse a un plan lo ayudará a mantenerse en el camino sin importar cuántas tareas tenga que malabarear.  
3. Agrupe sus tareas. La mejor manera de abordar las tareas más importantes durante su hora más productiva del día es organizando sus tareas en grupos. En lugar de manejar cada tarea de forma independiente, reserve tiempo para un conjunto de tareas que requieran un nivel de energía similar y un tipo de enfoque para reducir el tiempo desperdiciado en reajustes y refoque de su atención. Al separar una cierta cantidad de tiempo para cada grupo de tareas y programarlas en su calendario, podrá administrar mejor su tiempo y mantener su mente enfocada.  
4. Automatice donde sea posible. Con tantas herramientas útiles a su disposición, los vendedores están aprendiendo a liberar tiempo en sus horarios y enfocarse en lo que mejor saben hacer: interactuar con los clientes y cerrar acuerdos. Aproveche las tecnologías disponibles para asegurar que su tiempo se gaste en actividades que tengan el mejor ROI.   
   

Conclusión

El error más grande que puede cometer es tratar su proceso de ventas como un proyecto que se completa una sola vez. Hacer un hábito de rastrear sus métricas de desempeño de ventas diariamente y reevaluar el proceso de ventas cada cinco a seis meses es una forma segura de asegurar que su mapa de proceso de ventas se actualice regularmente y siga siendo un trabajo en progreso, como debería ser.

En lugar de perder tiempo en entrada manual de datos, clientes potenciales fríos y tareas que desvíen su atención de la tarea más importante en cuestión (vender), mejore y modernize su proceso de ventas con la ayuda de un CRM inteligente que lo mantendrá en su juego.