Se están a punto de introducir cambios en cómo recopilas, gestionas, almacenas y transfieres datos, y afectarán la forma en que tú y tu equipo de ventas hacen negocios. ¿Estás listo para ese cambio?

Bienvenido al GDPR

El 25 de mayo próximo anuncia un cambio importante para los residentes de la UE y cómo se manejan sus datos personales. El próximo GDPR de la UE (Reglamento General de Protección de Datos de la UE) que está a punto de ser promulgado es un protocolo revolucionario de protección de datos de la UE que rige las reglas para quienes recopilan, manejan o almacenan datos personales de residentes de la UE.

Esta promulgación tiene una importancia especial para los equipos de ventas y aquellos encargados del manejo de información personal durante el proceso de ventas.

Independientemente de cómo realices tu venta día a día, es seguro que serás responsable de la gestión de grandes cantidades de datos personales. Pero, ¿eres consciente de cómo te afectará el nuevo GDPR a ti y a tu negocio diario?

¿Cuáles son las nuevas leyes?

Las nuevas leyes están diseñadas en última instancia para proteger los datos personales de cada individuo de la UE y ofrecen orientación legislativa a las organizaciones sobre la manera en que pueden y no pueden gestionar los datos personales de los individuos. Como ha sido descrito por muchos, el nuevo GDPR 2018 se trata de una buena higiene de datos, siendo consciente de los datos que recopilas, cómo se usan y cómo se protegen.

Han surgido nuevas tecnologías desde que se introdujeron las leyes originales de protección de datos El cumplimiento revisado del GDPR tendrá como objetivo tener en cuenta estas nuevas tecnologías y prácticas, con el objetivo de devolver el control de datos a manos del individuo. También ofrecerá una imagen más clara a las empresas que necesitan cumplir con las leyes de protección de datos en la UE e introducirá un conjunto único de leyes de privacidad que deben cumplir.

El nuevo GDPR se extiende mucho más allá de las fronteras de la UE y afectará a cualquier empresa o individuo que almacene, gestione o maneje la información de un residente de la UE, independientemente de dónde se encuentren en el mundo. Incluso más allá de las fronteras de la UE, el incumplimiento de las nuevas leyes se aplicará independientemente de la ubicación, con sanciones significativas, que pueden ser hasta el 4% de los ingresos brutos globales de una empresa o hasta $20 millones, lo que sea mayor.

¿Quién estará en riesgo?

Como se mencionó; cualquiera que recopile, maneje, almacene o gestione datos personales de residentes de la UE deberá cumplir con el GDPR 2018. En particular, las autoridades de gobierno ven a los vendedores como controladores de datos principales que se verán más afectados y escrutados bajo la legislación. No estar bien preparado para estos cambios no ofrece protección a ningún sector del mercado.

Con 99 artículos para negociar en las nuevas leyes de protección de datos de la UE , el GDPR puede parecer excesivamente desalentador para cualquier equipo de ventas. Sin embargo, no hay necesidad de pánico indebido. Pero, cuanto mejor entiendas completamente las nuevas leyes, mejor es para ti y tu equipo de ventas. Sin embargo, aquí hay algunos consejos simples que aquellos involucrados en ventas podrían necesitar tener en cuenta:

1. Recopila solo los datos que necesitas

Dentro del nuevo GDPRexiste una lista de razones aceptables para la recopilación de datos que estar necesitas. Una de esas razones NO es 'que la información puede ser útil en el futuro".

Para cumplir correctamente con el GDPR, es mejor diseñar e implementar un proceso de recopilación de datos que elimine la recopilación de datos innecesarios. Además, mantener los datos recopilados al mínimo absoluto hace que el trabajo del vendedor sea más fácil, con menos información que revisar durante la búsqueda de clientes potenciales.

Si necesitas datos del sujeto para cumplir un contrato o para tus intereses legítimos, todo debería estar bien. Siempre que hayas definido y explicado tu necesidad de recopilar estos datos con el sujeto y que este haya acordado posteriormente, cumpliendo con las regulaciones de consentimiento del GDPR.

Sin embargo, recopilar esta información y el consentimiento para recopilarla puede ser una tarea difícil. El consentimiento debe ser dado libremente, claramente definido, bien informado y explícito. Esta información debe venir voluntariamente y a través de una acción afirmativa: la inclusión de casillas marcadas previamente ya no es permisible. El consentimiento para la recopilación de estos datos debe registrarse y debe venir con la capacidad de eliminar los datos si el sujeto lo solicita.

El nuevo reglamento general de protección de datos de la UE requiere que las empresas miren cuidadosamente sus prácticas de recopilación de datos; qué recopilan, cómo se usa y cómo estos datos están disponibles y se usan en toda su organización. Deben estar completamente conscientes de qué datos están recopilando sus servicios al cliente (nombres, correos electrónicos, dirección, números de contacto, etc.) También deben saber qué datos se recopilan para cumplir pedidos (números de tarjeta de crédito, historial de compras, direcciones de facturación). Además, qué tipos de datos se recopilan en sitios web, aplicaciones y dispositivos conectados (seguimiento de cookies y seguimiento entre dispositivos). Las empresas tendrán que tomar este proceso muy en serio y tener una comprensión completa de ese proceso.

2. Transparencia sobre tu recopilación de datos y preparación para solicitudes de titulares de datos

Los derechos de privacidad del sujeto están en el corazón del GDPR. Los gerentes de ventas y el personal de ventas son responsables de aclarar a sus clientes qué harás con sus datos y por qué cómo lo harás.

Además, necesitarás estar completamente preparado para solicitudes de clientes para acceder a todos sus datos cuando lo requieran. Este proceso debe ser abierto y fácil de acceder con la capacidad clara de eliminar datos a solicitud.

3. Datos seguros y eliminables

La seguridad es primordial para la privacidad de tus clientes. La nueva implementación del GDPR insiste en que exista un código riguroso de medidas de seguridad pertinentes. Esto debe consistir en protocolos de seguridad estándar de la industria con control de acceso garantizado y salvaguardas de contraseña sólidas.

También debes considerar qué protocolos deben seguirse cuando los datos deben eliminarse e implementar un sistema seguro y transparente para que esto suceda. La eliminación de tales datos debe automatizarse una vez que se cumplan ciertas condiciones y criterios predeterminados.

GDPR y funcionalidad de ventas

Llamadas en frío

Las llamadas en frío, para el propósito de esfuerzos de generación de clientes potenciales, actualmente son permisibles, sin embargo, la mejor práctica sería asegurar que todas las llamadas se anoten y registren de manera segura; con fechas, horas, personal involucrado y asunto de la llamada anotados.

Además del registro de la información anterior, se deben tomar notas sobre si el sujeto estaba abierto al contacto y una disposición a hacer contacto adicional. Dentro de tu CRM de Ventas, esta funcionalidad ya existe a través de las muchas integraciones de comunicaciones y mantenimiento de registros. Estas medidas ayudan a asegurar el cumplimiento total del GDPR.

Correos electrónicos en frío

Esto no es tan claro como el proceso de llamadas en frío, y uno que verá más cambios en el futuro cercano (dentro de los próximos 12 meses). Hasta ahora, el GDPR de la UE permite el proceso de correos electrónicos en frío para propósitos de marketing directo, pero ten en cuenta que estos protocolos están sujetos a cambios y un nuevo Reglamento de Privacidad Electrónica reemplazará la Directiva de Privacidad Electrónica actual. La palabra de advertencia es tener cuidado extremo con respecto a tu proceso de correos electrónicos en frío. Cómo operas este proceso será medido por tus intereses y el derecho a la privacidad de tu sujeto. Si tus razones para contactar no están bien establecidas y no puedes describir razonablemente las razones por las que este sujeto podría querer recibir tu contacto, puedes estar en incumplimiento de la legislación.

Esto anuncia buenas noticias para el individuo y pone fin a las listas de marketing compradas. Si, en el pasado, tu negocio dependía de esta forma de generación de clientes potenciales, significará el fin de esa práctica y necesitarás emplear un nuevo sistema antes de la implementación del nuevo GDPR. Se espera que la cantidad de nuevos clientes potenciales de opt-in que logres generar sea menor, pero de una calidad notablemente superior.

Una excepción a la regla es que aún puedes contactar a sujetos cuyo correo electrónico ya has adquirido a través del proceso de una venta completada, a menos que el sujeto haya negado específicamente y rechazado esta opción, y que hayas registrado en tu historial de comunicación. Y, además, se te requerirá que pruebes que el contacto de correo electrónico que envías está relacionado directamente con productos, características, notificación al cliente o actualizaciones relacionadas con la venta inicial completada.

Seguimiento de correos electrónicos

Un sistema histórico de seguimiento de correos electrónicos – normalmente dentro de su CRM de ventas – ofrece a los equipos de ventas información muy valiosa sobre futuras acciones que pueden tomarse con cualquier cliente potencial. A partir de ahora, cualquier dato recopilado a través de interacciones por correo electrónico se considerará y verá como datos personales y está sujeto a las leyes del nuevo GDPR. El seguimiento de correos electrónicos es de interés específico para los organismos reguladores del GDPR ya que el sujeto no es consciente del proceso de seguimiento, y es un incumplimiento fundamental de su privacidad. Esta es una mala noticia para los equipos de ventas, ya que el proceso exige que se solicite y obtenga consentimiento previo del GDPR en todos los casos.

El seguimiento de correos electrónicos es una de las "áreas grises" del nuevo GDPR, ya que aún es incierto cómo se aplicará y ejecutará la práctica de manera efectiva. Lo mejor es seguir la política general del GDPR, que es la de transparencia y apertura. Cuanta más información registre, almacene y mantenga abierta y disponible para el público, más fácil será evitar futuros problemas o sanciones.

La política más sólida y segura a seguir es si usted y su empresa tienen en cuenta que un individuo tiene derecho a acceder a sus datos personales, tiene derecho a que se corrijan a solicitud, tiene derecho a solicitar sus datos, y tienen el "derecho al olvido" – es decir, a que se borren sus datos a solicitud.

Las ventajas de Teamgate y GDPR

Las personas detrás de Teamgate Sales CRM han sido "madrugadores" en cuanto al cumplimiento del GDPR. Desde que se anunció la noticia del inicio del GDPR y el protocolo de protección de datos de la UE, Teamgate ha estado en preparación para los cambios que entrarán en vigor y cualquier otro cambio futuro que pueda ocurrir.

Hemos intentado tener en cuenta todos los aspectos de la nueva legislación y aclarar y facilitar el proceso de gestión de datos dentro de nuestra organización y dentro de nuestro CRM de ventas. Junto con los aspectos técnicos y los cambios que ocurrirán con la introducción del GDPR, también estamos participando en programas de capacitación del personal para garantizar el cumplimiento total.

Si requiere información adicional sobre el compromiso de Teamgate con la implementación adecuada del GDPR, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte que estará encantado de ofrecerle asesoramiento y guiarle en todo el proceso.