¿Cómo planea maximizar su productividad? Sin importar cuál sea su negocio, seguramente buscará aprovechar al máximo los recursos a su disposición. Y una de las mejores formas de hacerlo es tener informes y resúmenes a su alcance.

¿Pero cómo pueden ayudar los informes y resúmenes?

Cada día importa en los negocios. La forma en que planifica su día y cómo lo ejecuta finalmente determina cuán exitoso será a largo plazo.

Y aquí es donde los informes y resúmenes ayudan, ya que puede ver todo lo que necesita hacer cada día en un solo lugar.

Por un lado, necesitaría mantener un registro periódico del progreso de sus objetivos comerciales. Los informes son una excelente manera de hacerlo. Sepa cómo ha sido el progreso diario. Anote los desarrollos recientes. Realice un seguimiento del progreso de los empleados. Verifique si está alineado con sus objetivos generales en todo momento.

Los resúmenes, por otro lado, lo ayudan a conocer las tareas pendientes del día. Puede mantenerse actualizado en todo momento y tener una mejor gestión del tiempo.

Relacionado: ¿Realmente el modelo de ventas tradicional podría estar perjudicando a las pequeñas empresas?

¿Cómo Puede Utilizar Resúmenes e Informes Para Obtener los Mejores Resultados?

Aquí le mostramos cómo puede usar resúmenes para hacer más con su tiempo.

1. Sepa las Ventas Que Va a Realizar

Los equipos de Ventas y Marketing pueden usar resúmenes e informes para hacer un seguimiento de las ventas que están realizando con el tiempo. Cada día se puede establecer un nuevo objetivo. Investigue si Facebook y otros sitios de redes sociales son rentables para usted. Vea si está convirtiendo clientes potenciales en clientes reales. Y revise sus márgenes de efectivo y ganancias diariamente.

Los informes y resúmenes pueden ayudarle a saber:

• Si los márgenes de ventas están aumentando
• Si sus campañas de marketing están generando los resultados que necesita
• Verifique las tareas diarias que necesita hacer cuando se trata de lograr sus objetivos de marketing

2. Verifique la Audiencia

La estrategia correcta también lo ayudará a saber si está construyendo la lealtad del cliente y mejorando la imagen de marca con el tiempo. Podrá entender mejor a su audiencia. Esto incluye la capacidad de entender cómo se comportan generalmente los clientes. Por ejemplo, si posee un restaurante, puede usar resúmenes e informes para entender lo siguiente.

• ¿Cuáles son las edades típicas de los clientes que normalmente visitan su restaurante?
• ¿Sus clientes tienen alguna preferencia específica o comparten algún interés común?
• ¿Cuál es el artículo de comida más popular?

Luego puede crear resúmenes cada día para verificar que está obteniendo los informes que necesita. Por ejemplo, es posible que desee saber si a sus clientes les encanta el chocolate más, y si es así, es posible que desee introducir platos de chocolate más nuevos.

3. Sea Claro con los Requisitos

Sea claro acerca de lo que necesita de sus resúmenes e informes. Todo depende del rol que esté desempeñando dentro de la organización. El resumen y el informe de un CEO serán diferentes al de alguien que está en el equipo de marketing y ventas. Por ejemplo, como CEO, es posible que desee tener resúmenes que consistan en cosas como las siguientes.

• ¿Cómo está progresando el equipo de marketing y ventas?
• ¿Qué reuniones necesita ser parte ese día y cuáles son sus expectativas al respecto?
• ¿Cuáles son los problemas comunes de los empleados que necesita resolver?
• Medidas que lo ayudarán a lidiar con los puntos de contacto con los clientes.

4. Supere la Sobrecarga de Trabajo

Los resúmenes e informes pueden ayudarle a superar la sobrecarga de trabajo fácilmente. No tendría que preocuparse por perder plazos y podría entender los puntos débiles del negocio fácilmente. También podrá mantenerse enfocado y organizado.

Al escribir resúmenes, mantenga punteros para mantener una lista de tareas pendientes que pueda usar fácilmente. Al escribir sus informes al final del día, también puede tener algunos punteros para poder compararlos con los informes del día siguiente.

5. Asigne las Prioridades

A veces, no podrá hacer todo lo que escriba en los resúmenes. Entonces, es una buena idea priorizar y escribir de acuerdo con las cosas que son más urgentes. También puede escribir "A" para la tarea que es más importante y "F" para la que es menos importante.

Puede realizar todas las tareas necesarias y no se estresará por la gran cantidad de trabajos que tiene que enfrentar.

¿Por Qué es la Gestión del Tiempo Tan Importante en los Negocios?

La gestión del tiempo ayuda a los negocios a avanzar por delante de la competencia. Podrá hacer más y obtener los mejores resultados al crear los resúmenes e informes correctos.

Si tiene muchas tareas que hacer al día siguiente, que puede entender de sus informes, cambie la tarea cuando comience a aburrirse. Téngalo en cuenta cuando esté creando el resumen del día siguiente.

Para administrar el tiempo de manera efectiva, establezca un objetivo alcanzable. No establezca un objetivo irrazonable que bajaría su confianza. Independientemente del tipo de trabajo, planifique el resumen de cada día de acuerdo con sus prioridades. Crear un cronograma también minimizará los plazos de último momento.

El siguiente paso sería priorizar sus tareas con resúmenes. Tareas sin importancia como chatear en sitios de redes sociales consumen mucho de su día. La investigación muestra que establecer el esquema de colores en blanco y negro haría que los sitios se vean aburridos y lo desinteresaría en usarlos.

La evaluación también es un aspecto importante de la gestión del tiempo. Use resúmenes para mantener un registro de cómo gasta su tiempo. Conocer las estimaciones de tiempo para cada trabajo lo ayudará a planificar de una mejor manera.

Antes de evaluar los informes del día, tome un descanso breve a intervalos regulares para la tarea, ya que lo ayudará a recuperar la concentración y asegurar que no cometa ningún error.

Para cualquier negocio, la capacidad de administrar el tiempo con una eficiencia sin igual puede ayudar a producir trabajo de calidad en buen tiempo. Y los resúmenes e informes pueden hacer que el proceso sea mucho más eficiente.

Teamgate Presenta 'Morning Muffin'

En octubre (2016) Teamgate introducirá su función de construcción de resúmenes más nueva – 'Morning Muffin'. Con Morning Muffin puede optar por recibir un correo electrónico matutino con las actualizaciones más importantes del último día:

• Actualización de prospectos
• Actualización de cartera
• La agenda de hoy, incluidas sus reuniones, llamadas y tareas.

Los usuarios podrán activar 'Morning Muffin' en la barra de configuración de su cuenta de Teamgate. Se pueden seleccionar todas las actualizaciones diarias o solo algunas. ¡El comienzo del día debería ser productivo!

Si aún no tienes una cuenta de Teamgate, puedes registrarte gratis aquí.