7 Pasos para Crear una Estrategia Excepcional de Servicio al Cliente
El Software como Servicio (SaaS) es súper conveniente por muchas razones. Debido a que está basado en la nube, no hay necesidad de comprar hardware adicional ni pagar costosas tarifas de configuración. Las características de software personalizables son accesibles en múltiples dispositivos y se puede acceder desde cualquier lugar. Sin embargo, todo esto no significa nada sin un gran servicio al cliente. El equipo de planificación de Teamgate sabe esto y ha construido un sistema de soporte galardonado alrededor suyo.
Los propietarios de negocios, emprendedores y profesionales de ventas están ocupados. Recurres a opciones de SaaS para aumentar tu capacidad de alcanzar tus objetivos de manera más conveniente. Cuando buscas una plataforma para ayudar tus esfuerzos empresariales, quieres saber que puedes contar con un equipo de soporte que complemente una plataforma que sea eficiente y fácil de usar. Tus clientes tienen las mismas necesidades. Echa un vistazo a cómo hemos diseñado nuestra experiencia de soporte y aplica lo que puedas en tu propio negocio.
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Tiempo de Respuesta Rápido y Respuestas Detalladas a las Consultas de los Clientes
Teamgate fue reconocida y recibió el Premio de Servicio al Cliente Excepcional para 2015 de financesonline.com por la confianza ganada al responder a las consultas de los usuarios de manera rápida y detallada. La satisfacción del cliente del 100% provino de entender que cuando necesitas ayuda, esperas una resolución exhaustiva de inmediato. El software simple podría no garantizar un correo electrónico al soporte, pero si lo hace, sabes que puedes contar con una respuesta el mismo día. Esta clase de confiabilidad es lo que los negocios buscan en un servicio de soporte de TIconfiable, asegurando que los usuarios siempre tengan respuestas a cualquier pregunta que puedan tener.
Lo que se descubrió sobre las relaciones con los clientes durante esta revisión fue más allá de responder al usuario típico que desea saber cómo usar correctamente el pipeline de ventas. Cuando los clientes pidieron una forma de encontrar sus contactos dentro de la plataforma basada en ubicación, se les proporcionó. Esto transformó la interfaz en una herramienta esencial para negocios de exportación.
Con tu nuevo plan, tu objetivo debe ser ofrecer servicio al cliente de cinco estrellas, en caso de que tus clientes lo necesiten. Aquellos que interactúan con tu equipo de soporte deben responder positivamente a respuestas amigables, confiables y rápidas.
Página de Soporte Fácil de Usar
Asegúrate de que tus clientes puedan encontrar todo lo que necesitan saber sobre cómo preparar tu cuenta, configuración, agregar usuarios, roles y derechos, importación de datos y más. La Esquina de Soporte de Teamgate es un buen lugar para buscar ideas. También se encuentran videos tutoriales y anuncios aquí. Si los clientes no encuentran lo que buscan después de explorar un poco, las respuestas a la mayoría de los temas se pueden encontrar fácilmente con una búsqueda rápida. Si todo lo demás falla, pueden aprovechar el cuadro de chat ubicado convenientemente en la parte inferior de la página. Nuestro personal de soporte está disponible en línea durante horario comercial y 24/7 vía correo electrónico.
Cuando desarrolles una estrategia, incluye formas para que los clientes encuentren fácilmente todas las respuestas a preguntas frecuentes en tu sitio web así como a través de medios como chat, correo electrónico y soporte telefónico. Haz la experiencia lo más simple e informativa posible para los usuarios.
Pasos para Aplicación Práctica
Como miembro de nuestra plataforma, puedes confiar en tu experiencia de servicio al cliente. Brinda a los tu clientes la misma cortesía siguiendo estos pasos para crear tu plan de servicio al cliente:
- Responde Rápidamente – Cuando un cliente se comunica sobre un problema, hazle saber cuánto tiempo es el tiempo de espera esperado para una respuesta. Lo mejor es responder a todos los asuntos dentro de 24 horas. Si va a haber una demora, hazlo saber a tu cliente de inmediato, incluyendo cuándo esperas poder proporcionar una actualización. A la gente le gusta saber qué esperar. Al comunicarte sobre tu proceso, puedes mantener a alguien informado y evitar decepciones.
- Proporciona Respuestas Bien Meditadas – Si no tienes una respuesta apropiada a una consulta determinada, busca una antes de emitir una respuesta. Cuando la investigación necesaria para una respuesta exhaustiva requiere algo de tiempo, hazle saber a tu cliente que estás buscando, especialmente si podría tomar un tiempo. Una vez que hayas compilado suficiente información, piensa en cómo puedes compartir tus hallazgos de una manera que sea fácil de entender.
- Sé Cortés y Positivo – Tú y tus representantes de servicio al cliente tienen el poder de establecer el tono de cualquier conversación. Al tratar con clientes, es importante mantenerse considerado y alegre, incluso si el cliente está enojado. El propósito del servicio al cliente es resolver problemas y mantener a los clientes felices de patronizar tu negocio. Descuidar este paso puede llevar al desastre.
- Asegura la Comprensión del Problema – Antes de que intentes resolver algo, asegúrate de que entiendas el problema en cuestión. Si algo parece poco claro, asegúrate de pedir aclaraciones. Solo conociendo los detalles del problema puedes resolverlo.
- Haz un Seguimiento para Asegurar que el Problema fue Resuelto – Antes de archivar cualquier conversación como completada, haz un seguimiento al final de la conversación para asegurar que la situación se ha aclarado desde la perspectiva del cliente. Si hay algo más que puedas hacer para ayudar, haz tu mejor esfuerzo para hacerlo.
- Sé Consistente – Todos los aspectos del negocio requieren planificación y el servicio al cliente no es diferente. Debes tener una estrategia de servicio al cliente implementada. Todos los miembros de tu organización que estarán involucrados en este departamento deben ser informados sobre la estrategia. Su opinión también debe ser escuchada.
- Haz Cambios en tu Plan de Soporte Según sea Necesario – Una vez que tu estrategia de soporte esté implementada, debes tomarte el tiempo para analizar exhaustivamente qué tan bien funciona. ¿Tus clientes están satisfechos? Si no estás seguro, puedes preguntarles. Incluye encuestas de seguimiento vía correo electrónico o teléfono, recordando preguntar si hay algo más que les gustaría ver. Si notas que algo falta en tus tácticas, agrégalo al plan e informa al equipo de soporte si es aplicable.
