La responsabilidad juega un papel vital en las ventas. Sin embargo, no todos los equipos saben cómo aumentar su responsabilidad con el tiempo para cumplir con los requisitos comerciales modernos. Aunque la mayoría de los empresarios están de acuerdo en que los equipos de ventas responsables realizan mejor sus tareas, mantener altos estándares puede ser complicado. Especialmente cuando los supervisores no poseen las herramientas y soluciones adecuadas para rastrear las actividades diarias dentro de un equipo.
¿Qué es la responsabilidad en los equipos de ventas?
Fundamentalmente, la responsabilidad de los equipos de ventas no se trata solo de presionar demasiado o vigilar demasiado de cerca. De hecho, este enfoque requiere asegurarse de que todo sea claro. Comienza estableciendo objetivos claros y comprensión del trabajo necesario, y continúa confiando en formas claras de medir qué tan bien alguien está desempeñándose.
La mejor manera de obtener esta claridad es introducir formas regulares y organizadas de realizar un seguimiento de lo que están haciendo los miembros del equipo. Cuando los gerentes saben exactamente cómo asignan los empleados su tiempo y energía cada día, pueden rastrear qué tan responsables son realmente los equipos de ventas. Este enfoque permite a los supervisores obtener todos los detalles necesarios para controlar cómo se cierran los tratos, llevándolos a un mejor coaching de agentes, un uso más prudente de recursos y la creación de una cultura de responsabilidad que puede escalarse a medida que el equipo crece.
¿Por qué el seguimiento de actividades es clave para impulsar la responsabilidad?
Las ventas crean números. Los números te dicen los efectos exactos de tus actividades comerciales. Aun así, solo mirar los resultados finales del desempeño de un equipo de ventas no te proporciona detalles sobre cómo se lograron estos números. Esta es precisamente la razón por la que el seguimiento de actividades es más importante.
Cada vez más empresas están confiando en el software MightyCall Call Center para vigilar qué tan bien están desempeñándose los agentes. Usar un sistema de llamadas en línea diseñado para la productividad de los equipos de ventas permite a los gerentes controlar estrechamente cada paso del embudo. Los supervisores pueden recopilar fácilmente acciones de llamadas, mantener automáticamente grabaciones de conversaciones y proporcionar una forma estable de obtener información detallada sin hacer que el equipo trabaje más. La automatización en la recopilación de datos impulsa la responsabilidad entre los miembros del equipo, enseñando a los agentes que ser responsable es un valor compartido, no solo algo de lo que los gerentes hablan en reuniones.
El seguimiento de actividades basado en tecnología moderna te permite reunir más conocimiento. Sabrás no solo cuánto vendiste, si alcanzaste tus objetivos y cuál es el valor posible de las ventas futuras. Más importante aún, descubrirás las razones por las que suceden estos números en primer lugar. Como resultado, podrás predecir problemas potenciales, escalar tus equipos hacia arriba y hacia abajo cuando sea necesario, y entender el impacto de cada acción que toman los agentes.
Seguimiento de actividades y desempeño: el vínculo directo
Desempeñarse bien nunca debe hacerse por casualidad. Se recomienda seguir cuidadosamente un camino estricto para alcanzar los objetivos corporativos. Hacer lo que se supone que deben hacer los equipos ayuda a los gerentes y jefes a reconocer patrones en cómo hablan las personas, de qué hablan y cómo reaccionan. Rastrear estas actividades ayuda a las empresas a entender cómo están conectadas estas cosas, llevando a los supervisores a evitar errores en la gestión de equipos de ventas.
El vínculo entre el seguimiento de actividades y el desempeño te permite obtener respuestas a las siguientes preguntas:
- ¿Por qué está fallando el embudo: es por actividad insuficiente al principio o por tasas de conversión deficientes?
- ¿Hay algún vendedor que enfrente dificultades debido a la falta de esfuerzo o estrategias de comunicación ineficaces?
- ¿Los equipos de ventas no se responsabilizan de sus acciones que los llevan a decisiones y resultados desafortunados?
- ¿Cuáles son los pasos exactos que toman los representantes de ventas para cerrar tratos nuevos y en curso?
Una vez que sabes estas cosas, podrás impulsar la responsabilidad, lo que lleva a un aumento en las ventas generales. Según el informe The State of Marketing de HubSpot, las ventas son la métrica más importante para medir la efectividad del marketing. Por lo tanto, debería convertirse en tu prioridad número uno rastrear actividades de una manera que lleve al equipo a impulsar el desempeño general hacia adelante.
¿Cómo rastrear actividades sin traspasar límites?
Impulsar la responsabilidad de los equipos de ventas a menudo es posible solo a través de un seguimiento de actividades bien planificado. El objetivo principal siempre debe ser no traspasar ningún límite, lo que podría llevar a dejar un impacto potencialmente negativo en tus empleados. Abrumar a los equipos con demasiados datos, presionar por los pasos equivocados y dañar la confianza mutua son algunos de los principales problemas. Si valoras la responsabilidad en otros, también debes rastrear la actividad de manera responsable.
Sigue estos pasos para asegurarte de que tengas éxito en el seguimiento justo de actividades:
- Elige las herramientas adecuadas. El seguimiento actualmente se realiza principalmente por máquinas, lo que significa que los agentes no tienen que escribir informes ellos mismos. El truco es elegir el software perfecto que te permita reunir todo el conocimiento e información necesaria.
- Establece estándares de seguimiento. Los equipos de ventas a menudo usan pasos bastante similares para lograr sus objetivos. Los empleados deben saber qué KPIs serán monitoreados por los gerentes y por qué es importante tal seguimiento. Como resultado, no debería haber confusión mientras las personas entienden en qué actividades deben enfocarse.
- Tenga en cuenta la calidad y la cantidad. El seguimiento exitoso de actividades debe enfocarse tanto en cuánto trabajo se realiza como en qué tan bien se ejecutan las tareas. Solo contar números no será suficiente. Los factores vitales, incluidos los resultados de llamadas, cuánto tiempo duran las conversaciones o si se realizan revisiones, agregan significado a los indicadores simples que obtiene al supervisar el trabajo.
Si está trabajando con equipos grandes en varios departamentos, es posible que desee considerar emplear un monitoreo integral de actividades empresariales (BAM) solución. Este enfoque complejo permite a las empresas rastrear con precisión cada paso que los empleados toman durante sus turnos. El objetivo es simple: hacer seguimiento de métricas como retorno de la inversión (ROI), errores en tiempo de ejecución, uso de aplicaciones, interrupciones no deseadas o resultados totales de ventas.
Transformar datos en coaching elocuente: el siguiente paso
La falta de coaching en una empresa podría llevar a los equipos y empleados a tomar decisiones irresponsables. Si desea aumentar la responsabilidad de sus equipos de ventas, necesita ir más allá de hacer que las personas sigan reglas. No quiere que se sientan desconectados. Por eso todos los datos que recopila a través del seguimiento de actividades pueden (y deben) usarse para ayudarle a utilizar información para ayudar a los equipos a crecer en lugar de simplemente criticarlos.
El coaching elocuente es posible si los gerentes usan información sobre actividades para:
- Identificar rápidamente áreas donde las personas necesitan mejores habilidades y conocimientos.
- Enfocarse en acciones específicas que lleven a los resultados correctos,
- Desarrollar planes de capacitación específicos para cada persona y basados en patrones reales.
Usemos un ejemplo para ilustrar el significado del buen coaching. Si observa los resultados de las llamadas a lo largo del tiempo, pueden mostrarle si alguien tiene dificultades para iniciar conversaciones, responder preguntas o explicar los próximos pasos. Entrenar a los agentes para tratar problemas específicos de llamadas puede ayudarles a desarrollar las habilidades tan necesarias.
En resumen, el seguimiento de actividades equilibrado con coaching poderoso puede mejorar la calidad general del trabajo, llevándole a aumentar las ventas con el tiempo. Haga que estas mejores prácticas sean su norma.
